締切りを守れない人必見。締切り間際で慌てないコツをご紹介！

こんにちは、monoconです。

みなさん、締め切り間際で慌てたことありませんか？

私なんかも子供の時は夏休みの宿題を8月30日まで放置している口でした。

ただ、言い訳するわけではないのですが、面倒なタスクを後回しにするというのは人間の根源的な性質に根ざしているので、子供にとってはある程度仕方のないことです。

　問題はこれを社会に出てまで続けてしまう場合 ですよね。

ということで、本日は、つい仕事を先延ばしにしてしまう人に向けて、改善のコツなどをお話しできたらと思います。

締め切り間際で慌てることのデメリット

私もこれまでの経験の中で、何人も仕事先送りマンたちを見てきました。

やれば高いパフォーマンスを発揮するのに、全然開始しない。

そして、締め切り間際には残業が爆発する。。。

向上心のあるビジネスパーソンとしては、これはいただけないですよね。

周りもしっかり感じとります。

「彼は締め切り間際でいつも慌ててるな、仕事の段取りができないんだな。」

「あいつは仕事先送りマンだから、期待しても無駄だな」

と、 仕事ができない認定され、結果としてだんだん声もかからなくなり、組織でも孤立し、出世の線も消えていく ことでしょう。

今後来るであろう成果主義の世の中では真っ先にリストラされる候補にだってなりかねません。

一方で、評価されている、仕事のできるビジネスパーソンは、仕事の山谷が少なく、慌てることなく日々の業務をこなしています。

この差はどうして生まれてくるのでしょう。

なぜ締め切り前に慌てるか

では、なぜ仕事を先延ばしにしてしまうかを考えてみましょう。

主だった原因は以下3点になります。

1. ①ゴールが曖昧
2. ②先のタスクは簡単に感じる
3. ③現状把握ができていない

①ゴールが曖昧

人には、 締め切りまで余裕があると、やらなくて良い仕事をどんどん増やしていく 性質があります。

ゴールや目標値の設定が曖昧だと、トゥーマッチな成果物を作ってしまうのです。

10段階中、第5段階までできていれば事足りるはずの仕事に対し、9段階、10段階まで工数をかけてしまうと、どうなるでしょう。

5段階までのコストで済むところ、倍のコストがかかってしまうことを意味しています。

当然スケジュールもオーバーしてきますから、締め切り前に慌てることになります。

②先のタスクは簡単に感じる

これは仕事を先延ばしにしてしまう原因です。

何か面倒な仕事に着手する時、今からやるぞ、と言う気持ちにはなかなかなれないですよね。

よく

「明日からダイエットする」

「明日からジョギングする」

と言うセリフを聞きますが、まぁ、明日から何かが始まった試しはないですよね。

明日になると、「今日の話」になるわけですから、開始の際の障壁はまた高く聳え立つというわけです。

締め切りが近くなると、ノルアドレナリンという脳内物質が分泌され、なんとかやる気が目覚めるのですが、それまでは目どんどん後伸ばしにしてしまうのです。

③現状把握ができていない

また、現状把握ができていないことも、締め切り直前に慌てる原因になります。

ゴールに向けて、締め切りに間に合うようにスケジューリングするためには、仕事の工数を理解していないとなりません。

この 仕事を終わらせるには、どのくらいの時間がかかるだろうと言う目測が立っていないと、いつ始めたら良いのか分からない ですよね。

先に述べた通り、人は仕事を後回しにしたがる傾向があるので、いつ始めたら良いか分からないまま、なんとなくのスケジュールで仕事に着手すると、時間が足りなくなることは容易に想像がつきます。

締め切り前に慌てないために

では、締切で慌てず、余裕を持って仕事を完遂するにはどうしたら良いでしょうか。

monocon的には以下3観点を推奨します！

1. ①業務量を測定
2. ②スタート期限を設定
3. ③簡単なタスクから先にやる

①業務量を測定

まずは、業務量を測定しましょう。

ゴール、目標値を定め、それを成し遂げるまでには、どのくらいの時間がかかるのか、測定していきます。

現実に即した、リアルな工数を算出しないと意味がない からです。

②スタート期限を設定

作業の工数を算出できたら、いつ始めるかを決めましょう。

この時、不確定要素を考慮に入れるようにしましょう。

突発的な対応が発生することや、なんらかのアクシデント(現実的なものです)が発生するリスクを考慮したスケジュールを組む ことで、締切間近で慌てる確率がグッと下がります。

「この資料はいつまでに完成」させ、「この確認はいついつまでに回答を得る」

など、タスクを細分化し、タスク毎の締め切りを設けることで、山谷の少ない業務遂行が実現します。

また、小さい達成感を得ながら進めることで、仕事へのモチベーションが持続しやすくなるメリットもあります。

③簡単なタスクから先にやる

往々にしてマルチタスクに対応しなくてはならないシーンに見舞われると思いますが、そんな時は、すぐに終わるタスクからこなしてしまいましょう。

そのため、小さいタスクを放置すると、対応から漏れがちですし、忘れないでいても、頭のワーキングメモリを食い続けることになるので、疲労が蓄積してしまいます。

できるだけ 頭の中をシンプルに保つ ように心がけましょう。

なお、小さいタスクは付箋にタイトルを書いてパソコンのモニタなどに貼っておくことをお勧めしています。

参考≫ 成果主義を生き抜くために！ミスを減らす方法についてご紹介

さて、本日は締切で慌てないようにするコツについてご紹介しましたが、 さっと物事をこなすためのひらめきを生むためには、頭の中に引き出しを増やすことも大切 です。

引き出しはたくさんの経験をする中で身についていきますが、本を読むなどのインプットを増やすことも効果的です。

私も日々インプットを欠かさないようにしているせいか、どんな問題が発生しても、だいたいすぐに解決策が頭に浮かぶようになっています。

参考までに私がインプットに使っているツールなどのリンクを貼っておくので、ご興味のある方は真似してみてください！

では、本日はこれまでとします。

また次回、お逢いしましょう。