こんにちはmonoconです。
みなさん、目的に向かって全力前進しているつもりが、実際は全然見当違いの作業をしていたり、やらなくて良い作業にパワーを割いてしまったり、「失敗したなぁ」、と悔やんだことはないでしょうか。
経験のある人は、おそらくその時に、 うまくやればかける労力は圧倒的に小さく、スピード感を持って同じゴールに到達できたのに 、と臍を噛んだことと思います。
とういうことで、本日のテーマは、急がば回れ、です。
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- 仕事の効率を上げたい人
- 仕事の精度を上げたい人
当エントリーを読むべき理由
- 仕事の効率を上げ、評価され続けてきた筆者がそのコツをご紹介している
余計な作業が発生する理由
さて、ではなぜ余計な作業が発生するのかを考えてみましょう。
経験上、作業の締め切りが近く、いきなり作業着手してしまうことがこの直接要因になっていることが多いと思います。
作業の背景や目的を理解することなく、思い込みで作業を始めてしまうことで、求められているものとはズレたアウトプットを作ってしまったり、作業当初は目的とはズレていなくとも、作業の最中、思いつきで作業を発展させることでじょじょにズレていき、気づけば余計な作業を延々続けていた、という現象が発生することになります。
突き詰めれば、 目的の不理解による、不要作業や作業ブレ発生の誘発 と言えるでしょうか。
作業着手の前にやること
では、不要な作業を排除して、効率的に作業を進めるためには、どうしたら良いでしょうか。
monocon的解決策としては、作業開始前に以下3観点に則った整理をすることをお勧めします。
- ①目的/アウトプットの確認
- ②アプローチの整理
- ③資料の収集
では、以下でそれぞれの観点について解説します。
①目的/アウトプットの確認
まずは、作業の目的をちゃんと理解しましょう。
どういう背景があり、その用に足るアウトプットはどのようなものであるか、しっかり検証し、ゴールを明確に しましょう。
背景とは、その作業が生まれた真の理由となりますが、 作業を依頼された時に伝えられた言葉にはその背景が含まれていない可能性 があります。
作業の前にしっかりと関係者からヒアリングを重ね、正しい背景を掴むように心がけましょう！
また、適切なアウトプットを設定することも作業ブレを減らす要因となります。
ゴールとなるアウトプットは、なんというタイトルがつき、どのような構成となるものか、目的を果たすために必要な情報となっていることを意識して詳細に設定しましょう。
この作業がしっかりできていれば、後はその項目を埋める作業だけになるので、作業中にぶれることもないですし、不要なことをやらなくても済むようになります。
②アプローチの整理
目的やアウトプットの整理ができれば、次はどうやってそこに到達するかの道筋を考えます。
ゴールから逆算で、どういうタスクをこなせば、現在地（スタート地点）からゴールに到達できるか整理しましょう。
このとき注意したいのは、タスクをざっくり設定しすぎないことです。
最初に細かいタスク設定をするのは難しそうですね。
そうですね。でも、ざっくり設定してしまうと、結局作業がブレちゃうことがあるんですよね。
なので、タスクもアウトプットの設定と同様に細かく設定して、何をどうしたら良いか、一目でわかるようにワンステップずつ設定しましょう。
なるほど！
でももし、着手前にはわからない点がある場合はどうしたら良いでしょうか。
確かに、調査を進めないとわからないところもあると思いますので、そこはひとまず仮説でタスク仮置きとしてOKです。
③資料の収集
②で作成したアプローチに沿って、使えそうな資料を集めましょう。
新たに作るまでもなく、すでに誰か、あるいは自らが作成した資料が使えるケースも少なくありません。
確かに、気がついたら、同じような資料を作ってしまっていたことがあります。
そこは作っている最中に気づけよ！
そうですね笑
他にも、関係者に聞いたら、使える資料を持っていたりします。省力化のために、使えるものは何でも使うようにしましょう。
作業を進める上で大切なこと
さて、作業前の準備が完了したら、後はタスクをこなすだけですが、ここで注意したいのは、 闇雲に余計なタスクを増やさない 、ということです。
ゴールが見えて、アプローチもしっかり検討したならば、それ以外のタスクは基本的に蛇足となる可能性が高いです。
もちろん、タスクを進める上で追加で必要になるタスクが生まれる可能性は0ではありませんが、どうしても必要と思われる場合は、アプローチに戻り、本当に追加タスクが必要かどうかを再度検討しましょう。
そのタスクを追加する代わりに他のタスクが不要になることもありますし、全体的にアプローチを見直しましょう。
先に述べた、調査しないと分からないため、仮置きしたタスクも同様です。
仮置きした想定から変更が出る場合はアプローチ全体を見直しましょう。
さて、いかがでしたでしょうか。
作業開始前のタスク整理は少し迂遠に見えるようでも、余計な作業をやるよりはよっぽど時間の節約になります。
まさに、「急がば回れ」
先人の知恵は現代のビジネスにも活用できるということですね。
そうですね。
仕事を進めるうえで、先人たち(近代の先人も含め)の知恵は私たちの作業を高品質で、簡単なものにしてくれます。
インプットを増やして、どんどん楽になりましょう。
なお、私がインプットに使っていツールやサービスのリンクを貼っておくので、良ければ真似してみてください。
ではまた次回お逢いしましょう！
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