こんにちはmonoconです。
仕事を進める上で、分からないことって絶対出てきますよね。
そのような時は、知っている人に聞いたり、責任者に承認を取ったりする必要が出てくるかと思いますが、 monocon的にはこれらの質問が下手な人が非常に多い印象 です。
私自身、配下のメンバーからの謎の質問に面食らうことが多々あります。
そしてもったいないなぁと思うのです。
だって、与えた仕事はきっちりこなすのに、質問が下手で、印象を悪くするのですから。。
確かにそうですよね。
本筋とは違う所で評価を落とすのはもったいないですよね。。
逆に言えば、 相対的に少数派になる質問の上手い人は非常に頭が良く、優秀に見えます。
大袈裟に聞こえるかもしれませんが、質問の仕方にその人の全てが表れると言っても過言ではありません。
え、すごい重要じゃないですか。。
でも質問の下手な人も少し意識を変えたら、あっという間に質問上手になれますよ！
ということで、今日は誰でも質問が上手になれるコツについてお話ししていきたいと思います。
それではいきましょう！
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- 質問をすることが苦手な人
- 新しい分野の仕事で評価をあげたい人
当エントリーを読むべき理由
- 質問力の高さで評価を高めてきた筆者が、その秘訣をご紹介している
- 経験上身につけてきた、確実に仕事が楽になる質問の仕方を筆者がご紹介
なぜ質問が下手なのか
これは、意識の問題ですが、単純に相手のことを考えていないからです。
その質問を相手がどう受け止めるか、正しく理解できるか、ちゃんと配慮していないため、下手くそな質問をしてしまうんですね。
質問をするということは、相手の時間をもらうわけですから、できるだけ相手に気持ちよく、正しく、時間をかけずに回答できるよう、配慮することはとても大切ですよね。
質問する前にチェックすべきこと
とはいえ、なかなか相手のことを想像して、というのが難しい方もいるでしょう。
僕もちょっと苦手です。
相手の立場でものを見るというのはなかなか難しいことなのです。
そこで、質問する前のチェック観点をまとめてみました。
この観点をもとに質問をすれば、誰でも一定水準の上手い質問をすることができます。
チェック観点は以下5点です。
- ①前提が共有されているか
- ②前提の認識は正しいか
- ③何を質問しているかが明確か
- ④YES/NOで回答できる質問になっているか
- ⑤熱量に誤りがないか
以下にそれぞれの観点について説明していきます。
①前提が共有されているか
まず質問された側に、何について聞かれているか教えてあげないといけません。
前提を伝えることで、相手の頭の中に受け皿を作ります 。
受け皿がないと、「なんの話かな？」「なんで自分に聞いてくるのかな？」など混乱を生んだり、ネガティブな感情を抱かれる恐れがあります。
前提は忘れずに伝えるようにしましょう！
また、前提に限らずではありますが、端的に、わかりやすく伝えることを心がけましょう。
頭にスッと入ってこない言葉は人に混乱を与え、ストレスを感じさせてしまうので、イライラされてしまいます。
イライラされると、親切な回答は返ってきづらいですし、最悪無視されることもありますので、できるだけ簡潔に伝えましょう。
業務上の質問を無視するなんて、その人の方が悪くないですか？？
もちろん、そう思うのが人情ですし、正論ですね。
でも、あなたが一番重要視しないといけないのは、あなたの仕事を全うすることです。
自分の仕事を滞りなく遂行するためにはできるだけ障壁を取り払うのが正しい考え方です！
②前提の認識は正しいか
前提を伝えるのは大切ですが、その認識が正しくなければ何の意味もありません。
間違ったスタートラインからは正しい回答を導くことはできませんし、やはり、質問された側からすると何の話か分からず、苛つかれたり、無視されることにつながります。
最悪、 勘違いのまま話が進み、誤った回答を得て、重要な判断ミスを誘発することもあり得ます ので、気をつけないといけません。
Fact(事実) と Guess(推測) をしっかり分けて考えましょう。
よくあるのが、事実と推測が入り混じってしまっているケースです。
場合によってはひどいミスリードになってしまいますので、気をつけましょう。
例えば、
「部長、デジタル化の波を受け、ライバルのA社は2億円の調査費用を予算に形状しているそうです。我が社も負けていられません。デジタル化推進予算として3億円を計上したいと思いますが、よろしいでしょうか。」
という質問があった場合、前提は以下2点となります。
「デジタル化の波が来ている」
「ライバルのA社のデジタル化推進予算は2億円」
どちらもFactならば、その後の質問もそう的外れではない(見方による)のですが、もしどちらかもしくは両方が、Factではなく質問者のGuessであった場合、目も当てられません。
この言葉を間に受けて部長がOKを出してしまった場合、どうなるでしょう。
事実として「デジタル化の波が来て」いなければ、全額無駄な投資になりかねませんし、デジタル化の波が来ていたとしても 「ライバル社の予算」が実は500万円であれば、他に回すべきであったかもしれない予算を、無駄にデジタル化にかけることになり、機会損失を産む結果 につながる可能性もあります。
③ 何を質問しているかが明確か
聞きたいことが明確であることは何より重要です。
正しく理解させるためにという思いもあるでしょうが、不要な情報をたくさんつけて質問する人が非常に多いです。
はっきり言って、聞きたいこと以外は邪魔なので、全部文面から消してしまいましょう。
どうしても含みおいて欲しいことがあれば、質問とは別に注釈としてつけましょう。
また、 質問の種類についてもはっきりさせておきたい ですね。
純粋に不明なことを聞きたいのか、それとも承認を得たいのかなど、相手がどういうアクションを取れば良いのか、明確にしましょう！
④YES/NOで回答できる質問になっているか
質問される側の労力をできるだけ削減してあげましょう。
あなたの 業務推進をスムーズにするために 、あなたの業務の一環である、質問をできるだけ即時的に、滞りなく返してもらうことが非常に重要です。
質問をする上で、分からないことって少なからず出てくると思いますが、これについては、ある程度仮説を立てることが大切です。
というのもYES/NOで返してもらう質問をするためには、仮説を立てることが必要となるからです。
例えば、ある仕事をしている中で手順などにない例外が発生した時、仮説を立てずに質問すると以下のような質問になってしまいます。
「この業務で、〇〇という例外的状況が発生しているのですが、どうしたら良いですか？」
これでははっきり言って、0点の質問です。
ちゃんと、作業目的が明確であれば、なんとなく対処法の推測は立つものです。
ということで、模範回答は以下です。
「この業務で、〇〇という例外的状況が発生しています。おそらく、これは△△が原因かと思いますので、通常手順を変えて□□の対応を撮りたく思いますが、よろしいでしょうか？」
その対応(□□)を採用したいという結論に至った理由(△△)も明記するようにしましょう。
⑤熱量に誤りがないか
とるに足らない小さいことをさも大事のように取り上げたり、逆に重大なことを過小評価して扱って質問をした場合、相手にものすごい違和感を感じさせることになります。
そうなると、質問された側は質問者に対して、正しい理解をしているか、いちいち問いたださなければなりません。
こうなると、あちらこちらで業務が滞りますね。
この問題は 取り組んでいる仕事への理解に関わるので、前提が誤っている可能性も高い です。
自分の仕事はその重要性も含めて正しく理解するようにしましょう！
いかがでしたでしょうか。
成果主義社会やフリーランス化の波が来ている今、質問力の高さも今後のあなたの立場を決めていく重要なファクターになっていきます。
今回のエントリーで質問力を高めて、あなた自身の評価も高めちゃってください！
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本日は以上となります。
また次回お逢いしましょう！！
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