こんにちは、monoconです。
みなさん、ミスしたことはありますか？
ありますよね？ない方はいないと思います。
私も時々ミスします。
ミスは 人間が作業している限り無くすことはできない ものですが、減らすことはできます。
本日は、ミスの原因と防止策についてお話ししたいと思います。
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- 仕事をできるだけ楽にしたい人
- ミスが多いことに悩んでいる人
- 管理するチームのミスを減らしたいと思っている管理者の方
当エントリーを読むべき理由
- 筆者がマネージャーとして、プレイヤーとして実践しているミスの減らし方についてご紹介している。
ミスの原因
ミスの原因ですが、ただ一点、 「業務の設計ミス」 これに尽きるかと思います。
あなたがマネージャーの場合、管轄する仕事の業務設計をする際に、個人の注意力に依存するような建て付けにしていないでしょうか？あるいは過去の失敗事例をもとに、それらを予防する業務設計としているでしょうか？
もしくは、ミスが発生しやすい手順を盛り込んでいないでしょうか？
人間の注意力や、記憶力はたかが知れているので、 ミスの発生しない仕組み作りがとにかく大切 です。
マネージャーさんたち、配下メンバーのミスを叱っていないでしょうか？
ミスは配下メンバーのミスではなくあなたの設計ミスであると認識すべしですよ！
ただ、作業メインの業務を担っている場合でも、個人個人でミスを減らす工夫はしないといけません。
個人の場合は、やるべきことが記憶から抜けてしまったために取りこぼしたというようなうっかりミスが主原因ですね。
記憶に頼るのはやめにしましょう！
脳は大したことない記憶をどんどん捨てていきます。
簡単な手順や、ちょっとしたやるべきこと、はどんどん記憶から消えていくと認識しましょう。
チームレベルでのミス防止策
では、どのようにミスを減らしていけば良いでしょうか？
業務設計をする際にミスを減らす工夫として取り入れるべき対策は以下2点です。
- ①過去失敗事例を参考とした業務設計
- ②チェックリストの採用
①過去失敗事例を参考とした業務設計
業務設計をする際、過去事例からミスの発生しやすそうな箇所を洗い出し、業務手順の中に回避策を盛り込みましょう。
また、業務設計後は、ミスが起こらない手順となっていることをしっかり確認しましょう。
複雑な業務であれば、より高度な業務設計が必要になります。
何度も検証して、ミスが起こる確率を最大限に下げていきましょう。
なるほど、過去事例から学んだ業務設計をし、何度も検証をすることが重要なんですね！
②チェックリストの採用
作業中に電話が鳴ったり、話しかけられたりすることはどうしても発生してしまいます。
そのたびに作業が中断されると、「どこまでやったっけ？？」と言う状態に陥り、手順を飛ばしてしまうこともあるでしょう。
確かに、身に覚えがあります。。
これは、作業者のその日の体調や、プライベートでの深刻な出来事があった場合でも同じことが起こり得ます。
特に慣れている作業をしている場合、無意識的に作業を進めてしまうことがありますが、この時にも手順が飛んでしまうことがよくあります。
これを防ぐためには チェックリストの採用が有効 です。
手順を細分化し、一動作ごとにチェックポイントを設定したチェックリストを作成しましょう。
ざっくりしたチェックリストでは、細かい手順が結局飛んでしまうことがあるので、ミスの低減という観点からは、あまり意味がありません。
とはいえ、全ての業務にこれが必要というわけではないですよ。細かいチェックリストはミスの多発する業務だけ採用すれば良いです。
ざっくりのチェックリストが有効なケースもあるので、ケースバイケースで採用しましょう。
個人レベルでのうっかりミス防止策
最初にも書きましたが、ミスは無くせないです。
なので、ミスをしたからといって必要以上に落ち込むことはないですが、何度も同じようなミスをしたり、頻度が高いと、「あれ？この人大丈夫かな？」と周りから見られてしまう事は必定です。
こうなるとちょっと損してしまいますね。
特にフリーランスの方などはそんなことで評価を下げている場合ではありません。
できるだけミスを減らしていきましょう。
ミスを減らすための対策は以下2点です。
これは私も実践していますが、 これをやっている限りミスは起こりません。
…これをサボるとミスが起こります汗
忙しくてもこれだけはちゃんとやっておきましょう！
- ①チェックリストを作る
- ②todoリストを作る
①チェックリスト
自分の作業のチェックリストを作成しましょう。
一度やった作業はすべからく手順化して、手順の中にチェックポイントを組み込んでいきましょう。
これにより、作業手順を忘れると言うリスクからも解放され、かつ注意するポイントを抑えることができます。
②todoリスト
ちょっとした問い合わせの対応など、大きな仕事ではないが、取りこぼしてはならないものについては、 小さい付箋にメモしてPCのモニタなどに貼りましょう。
付箋への記載レベルは「〇〇の問い合わせ対応」とか「〇〇さんに電話」くらいでOKです！
付箋一枚につき、一対応です。
対応が終わり次第、付箋をはがして捨てます。
なんか、達成感が目にみえて良いですね！
そうなんですよ。
さらには、視覚的にも業務量が把握しやすいですし、煩雑な業務の整理にも役立ちます。
この時代にローテクってのも良い物ですね！
そうですね、ローテクにはローテクの良さがあるので、ハイテクと上手く使い分けていけると良いですね！
さて、いかがでしたでしょうか。
なかなかミスを減らすことは難しいですが、
だからこそ、 ミスが少ない人は重宝される というところもあります。
特に私がフリーランスになってからは、個人的なミスをどれだけ減らせるか、という点で意識が一段上がった気がします。
これまでも何度か言ってきましたが、会社員として働く限界も見えてきています。
メリットよりもデメリットが大きくなりつつある、というか、昔からあるデメリットが目に見えてわかるようになってきました。
そういう意味では今後、フリーランス化の流れは加速していくことは間違いないです。
フリーランスになると、収入は会社員の2倍〜３倍になりますが、当然ながら、自身の負う責任も増します。
だって、社長になるわけですから。
でも、 収入も増え、自分の時間も増え、自由な裁量も手に入るんですから、やって損なし だと思います。
少しでも腕に覚えのある人はフリーランスになることを心からお勧めします。
もちろん、勉強だけは常にしておきましょう！
勉強といっても鯱張らなくて大丈夫です。
気になる本をたくさん読むだけですから笑
参考までに、インプットにはKindle Paperwhiteがお勧めです。
どこでも、何でも、すぐに読めるし、目が痛くならないのが良い！
Audibleもおすすめ。運動や入浴中にインプットできるのは本当に便利！
1ヶ月タダで、1冊無料。Amazon儲かってますね！
流石にここまで大盤振る舞いは今だけかもですね。。
では、本日はこのくらいで。
また次回、お逢いしましょう！
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