こんにちはmonoconです。
このサイトをご覧になっている方の中には、部下(もしくは管理すべきメンバー)をお持ちの方も多いかと思います。
部下の中にミスの多いメンバーがいて、どう指導しても改善しなかったり、困った経験がおありなのではないでしょうか。
私もミスの多い部下やビジネスパートナーさんたちの扱いに困ったことがあります。
しかし、 試行錯誤の末、全員とは言えないまでも、大多数のミス低減につながる管理方法を行き着いた ことで、今ではそれほど困る場面には出会わなくなりました。
本日は、チームのミスを無くすための方法について、ご紹介できればと思います。
もちろん、自分でミスが多いな、と自覚している方にも参考になると思いますので、ご一読いただければ幸いです。
今回のポイント！
ミスが多い人はミッションの理解不足
ミスが多い人は何が問題となっているのでしょうか。
私の周囲にいるミスが多い人もそうですが、「自分のミッションを理解していない」ことが大きな問題になっている印象です。
これにより以下の弊害がでます。
- ①思考停止
- ②自発的に動かない
- ③タスクの抜け漏れが多発
- ④適切にコミュニケーションが取れない
①思考停止
ミッションを理解していないということは、ゴール地点がわからないということです。
ゴール地点がわからないということは、自分が今どこに立っているかもわかりません。
そうなると、 何を拠り所に思考をすればよいか分からない のは自明のことですね。
また、ミッションを理解していないことで、関連する知識の蓄積がなされません。
何をすれば良いか分かっていないのに、勉強の仕様がないですから。
知識は思考をする上での前提 となるので、知識不足は思考停止の元となります。
思考停止に陥ると、与えられるものだけにしか反応できなくなりますし、どこに向かって進めば良いか理解していないわけですから、つまづく度に手を止めることになり、逐一確認が必要となり、時間がかかるだけでなく、気が付いたらあらぬ方向に進んでいるなんてこともよくあります。
こういう場合、出来上がった成果物を見て、大いに驚くことになります。
参考≫常識人は思考停止？思考停止を改善するために持つべき意識！停
②自発的に動かない
ミッションを理解していないと、何をすれば良いかわからないのは当然ですよね。
なので、与えられた仕事はこなすが、それが終わってしまうと、何をするべきか考えることができず、次のアクションに移れません。
与えられたタスクにしても、 何のためにそのタスクが必要なのかを理解していないため、ミスにつながったり、そもそも意図とはズレた成果物になったりしがち です。
③タスクの抜け漏れが多発
「先週依頼したあのタスクって今進捗どうです？」
と聞いたら「すみません、忘れてました」と返ってくるケース、よくありますよね。
大きなタスクであれば、定期的に進捗確認もしますが、小さいタスクだと依頼後、途中確認のタイミングを持たないまま期限を迎えることも多いかと思います。
こういったタスクの抜け漏れのようなミスは、 ミッションを理解していないため、全体の仕事を「線」で捉えていないことが原因 であることも多いです。
手持ちのタスクも「点」としての理解となり、点と点が連動する「線」での見方ができないため、手持ちタスクの抜け漏れが多発することになります。
線で理解していれば、万一管理側のタスク実施の指示に不足があった場合でも、
「この流れだと、これもやっておくべきでは？」
といった推測が成り立ち、自発的にそのタスクの実施要否の確認につながり、チーム全体での品質も向上していきます。
仕事全体を一連のストーリーで見ることが必要ということですね。
④適切にコミュニケーションが取れない
ミッションの理解は、高い視座を持つことにつながります。
それは、どうしてなのでしょうか。。
それはですね、チームのミッションはその存在意義を表しており、「大きな話」なんです。
そのため、視座が高くないと正しく理解できないのです。
逆に言うと、 ミッションが理解できない人は視座が低く、「木を見て森を見ず」の状態 に陥っています。
つまり、タスク一つ一つの細かい話はできるものの、そのタスクの発生背景を理解していないため、仕事全体の方向性に関する話はできないということです。
タスクの進め方について相談した場合も、ミッションが理解できていないから、いまいち会話が噛み合わないはずです。
コミュニケーションが不調だと、当然ミスを誘発することになります。
ミスをなくすために管理者として気をつけるべきこと
これは、まずは「ミッションの理解」に尽きるかと思います。
では、どうやってミッションを理解させて行けば良いでしょうか。
口頭や資料を使って丁寧に伝えることはもちろんですが、 それだけだとなかなか心に響かなかったり、文字面としては理解しても、その背景や思想などの深いところまでは理解が及ばない ことも多々あります。
ミッションを伝えるだけでは、思考停止や、受け身であること、視座を高く保つことを身につけることは実際難しいですから。
ミッションを理解させることはあくまでも前提であり、ミッションを伝えた上で、適切な組織運営をする必要があるのです。
では、適切な組織運営を行うためには、どのような工夫が必要となるでしょうか。
monocon的お勧めは、「組織の将来について、みんなで語る会の開催」です。
組織のあり方を全員で考える
多くの組織ではどうしても管理する側、される側で分断されがちです。
「組織の未来は管理する側だけが考えるもの、管理される側は口を開けて待っていれば良い。」
そんな空気が蔓延っていると思いませんか？
これを当然だと思ってしまうと、「管理される側」である組織のメンバーは、思考停止になるし、視座も高くならないのは当然ですよね。
なので、 全員でミッションを理解した上で、今後の組織のあるべき姿について真剣に話し合う機会を持つことをお勧めしたい のです。
これにより、全員が必然的に視座を押し上げる機会、思考をする機会を与えられ、その中で、ミッションについてより深く理解することにつながっていきます。
この会議で意識したいことは以下4点です。
- ①全員参加
- ②全員に発言の機会を持たせる
- ③小さなメッセージに耳を傾ける
- ④直感を大切にする
①全員参加
一人一人がその組織の構成員だという意識を持ってもらうために、全員出席してもらいましょう。
また、押し付けの組織運営ではなく、組織は自分たちのものであり、自分たちの声で変わるのだということを知ってもらうように、丁寧に説明していきましょう。
従来のスタイルだと、業務の忙しさを理由になかなかこういう会議には出席してもらえなかったりしますが、この会議は 業務遂行よりも一段上に位置する非常に重要なもの だということもしっかり理解してもらうようにしましょう。
②全員に発言の機会を持たせる
全員参加なので、全員に発言の機会を持たせましょう。
この時、低い視座からの発言に終始させないよう、しっかり誘導してあげる必要があります。
現在の 「作業のその先」ではなく、「組織のミッションのその先」について正しく語れるように誘導したり、空気作りをする ことが大切です。
③小さなメッセージに耳を傾ける
現場のメンバーは重要なことを感じ取っています。
管理者が全く気づいていない、組織の未来へのヒントが出てくることは少なくありません。
組織の存在意義、ミッションの流れを汲んでいる意見については、どんなに小さな声でも拾い上げるようにしましょう。
つい、ごく少数派の小さな声は、とるに足らないものである、と思いがちですが、実は重要なヒントが隠されていることも多いのです。
④直感を大切にする
現場の直感も大切です。人の脳は無意識下でも活動していることはよく知られています。
直感で感じることは、無意識下で働いていた脳からの信号であることも多く、論理的に考えても辿り着けないような、新しい次元に導いてくれるガイドだったりもします。
美的感覚や、その場での思いつきを大切にし、そう言った意見もどんどん出てくるような場づくりを心がけると思いもよらない素晴らしいアイデアに出会うこともある でしょう。
もちろん、こういう会議を開催したものの、結局管理者が勝手に作ったルールや方向性で運営するとなると信頼を失いますし、組織のメンバーは永遠に思考停止に陥りますので、注意してください！
こういうケースは、メンバーから出てくる意見のレベルが低いことが原因にあるかと思いますが、もしメンバーの発言の視座が低かったり、本質を穿っていないようであれば、それは管理者のファシリテート能力の問題を疑ってみてください。
さて本日は以上となります。
組織の運営は非常に難しいですが、これをうまく機能させると、メンバーのミスも減り、やる気に満ちた素晴らしいチームが形成されます。
組織運営についてはさまざまな本で紹介されているので、参考にされると良いかもしれません。
私が最近読んだ中で、最も参考になった本をご紹介します。
また、読書にはKindleやAudibleを使用すると、嵩張らずにどこでもインプットできるので、お勧めです。
では、また次回お逢いしましょう！
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