こんにちはmonoconです。
組織で仕事をしている以上、 他者とのコミュニケーションは非常に大切 ですよね。
コミュニケーション一つで、組織の生産性を左右することにもなりますし、個人としても仕事が楽になったり、できるビジネスパーソン感の演出にもなります。
演出…ですか？？
あ、本質的じゃないって顔ですね。
でも、できる感じの演出ってすごく大切なんですよ。
周りが「こいつはできる」と認識しているからこそ通る話もありますし、人事考課にも当然影響を及ぼします。
だって、その人の実績をみんながみんな事細かに見ているわけではないですからね。できそうな雰囲気で特に目立った問題がなければ、順調に評価は上がっていきます。
うーん、確かにそうか。。
なんか釈然とはしないけど。そんなものなんですね。
もちろん地力がある程度の水準まで達していることが前提になるということは言うまでもありませんね。
ということで、本日はシチュエーションごとのコミュニケーションの取り方についてお話しできればと思います。
今回のポイント！
コミュニケーションが発生するシーン
ビジネスパーソンとして、重要なコミュニケーションが発生するシーンを以下３点に絞りました。
- ①メール
- ②会議
- ③質問
以下で、それぞれのシチュエーションごとのコミュニケーションのコツを解説します。
①メール
最近ではSlackや、Teamsなどチャットのコミュニケーションも増えましたが、まだメールでのやり取りが主流かとは思います。
メールは後々の証跡にもなりますし、今のところは大切な内容のやりとりはメールで行うのがベターかとは思っています。
しかし、どうしても冗長になりがちですよね。
私が受け取るメールにも、長すぎて読むのにパワーを使ってしまうものや、色々なことが書かれすぎていて何を伝えたいのか全くわからないもの、文章構成が破綻していたり情報が足りなすぎて意味不明なものなど、さまざまな読みたくなくなるメールが届きます。
非常に残念ながら、これらのメールを受け取った第一印象は、「仕事できないなぁ」か、「頭良くないのかな？」になります。
では、どのようなメールであれば逆に読み手に好印象を与えることができるでしょう。
意識したい点はとにかく 「要点を逸らさないこと」 です。
まずはそのメールで、報告したいのか、承認を取りたいのか、質問したいのか、など 性格をはっきりさせましょう 。
メールにもその旨を明記すると良いでしょう。
その上で、5W1Hを意識し、何を伝えたいのかを念頭において文章を構成しましょう。
この時、できるだけ簡潔に記載することを心がけると良いですね。
また、読み手が前提となる知識を持っていない場合は、補足として前提の説明も追記しましょう。
ただし、余計なことを書き過ぎると読み手が混乱しますから、必要最低限にとどめましょう。
ということで、できる人のメールの書き方をまとめます。
- メールの性格を決める
- 言いたいことを簡潔に記載
- 5W1Hを意識した文章構成
- 前提知識を追加
- 余計なことは書かない
②会議
会議って、とにかく多いですよね。
私は会議の9割は不要だと思っていますので、会議を減らすことができる人を一番評価します笑
逆に会議を増やしたり、会議をいたずらに長引かせる人はやはり、「仕事できないなぁ」という目で見てしまいます。
会議の問題は会議中にみんなで会議の目的を見失う瞬間がたくさんあるということです。
会議はそもそも何かについて決定しよう、またはアイデアを出し合おうというコンセプトで開催されているはずなのに、全然違う話、特にひどいのは会社への愚痴や、決定事項へのいまさらの文句などが延々と繰り広げられ、 本来の議題がおざなりになってしまうケース が散見されます。
こんな会議ならやらない方が良いですが、逆にいえば、あなたが評価を高めるチャンスでもあります。
このような時にちゃんとファシリテートできると、「お、できるな」という印象を持たれることは想像に難くないでしょう。
ファシリテートは会議の舵取りってことですよね。
会議で議題が脱線したら、頃合いを見て、
「お話盛り上がっているところすみません、そもそもの会議の目的を確認させて欲しいのですが、今日の議題は〇〇で間違いないですよね？？」
などと、一度クールダウンさせて、
「現状、△△については、方針が決まっており、この会議では□□について、3案からベストなものをチョイスするということになっています。その3案とはカクカクシカジカとなっている認識ですが、齟齬ないでしょうか？」
などのように現状を簡単に整理してあげると会議が健全な方向に進み始めます。
もしあなたが、主催者であれば、議題について簡単にまとめたアジェンダを作成して、プロジェクターで投影したり、印刷して配っておくと、そもそも会議の方向がぶれづらくなるのでおすすめです。
また、私がいつも良くないなぁと思うのは、「会議に出たなら何か発言せよ」という圧力です。実際にこれを明言している人も少なからずいますね。
しかし、これ全く無意味です。
これだと、会議の目的が、本来の目的から逸れ、発言することが目的になってしまいますし、意味のない発言が増えることで会議が発散してどうでも良い話が延々続くことになります。
全く聞くに耐えないですね。。
会議も人件費がかかっていることをちゃんと意識しないとですよね。
無駄な時間×人数分の工数 がかかるわけですから、 今回の会議の目的達成のために自分の出番はないな、と思えば聞くのに徹すれば良い のです。
さて、会議出席時の振る舞い方についてまとめます。
- 会議の目的を意識する
- 適宜ファシリテートする
- 会議のアジェンダを作成
- 会議の目的達成に関係ない発言は避ける
③質問
以前のエントリーでも紹介しましたが、質問の仕方は非常に大切です。
参考≫質問力を鍛えることであなたの評価をあげていこう！質問する時に気をつけるべき5つのこと
これも如実にできる人/できない人の違いが生まれてきます。
まず、 分からないことは大きく二つに大別される ことを意識しましょう。
一つは、「普遍的な疑問」、もう一つは「固有の疑問」です。
平たく言えば、前者はクグれば分かるものとなり、後者はググっても分からないものとなります。
ググればわかるものを聞かれたら、「ググれよ」って思いますよね。
その質問はネットでも罵倒されますね笑
質問する時は、相手の時間をもらっている意識を持たないといけません。
もちろん、ググる時間もない一刻を争うことであれば聞いても良いですし、新人として配属されて、何をどうググれば良いかも分からないケースは除きますが、 ビジネスパーソンとしてそれなりの立場にいる場合は、普遍的な質問はNG と心得ましょう。
また、固有の質問をする場合でも、仮説を立てて聞くようにしましょう。
ゼロベースの質問もやはり思考力が低いという評価がなされます。間違いなく。
ゼロベースの質問とは、
「〇〇の件ですが、どうしたら良いですか？？」
というようなものですが、これは言い換えたら
「〇〇の件ですが、ちょっと考えるのが面倒なので、代わりに考えてください。」
と言っているのと同じです。
鳥肌たちますね。。
前後関係、文脈から仮説は立てられるはずですから、その仮説をもって、相手が基本的にYES or NOで答えられるように質問する ようにしましょう。
例えば
「〇〇の件ですが、現状がこうで、目的がこうなので、△△の方法を取るべきかと思いますが、いかがでしょうか？」
というように仮説を立て、その仮説を立てた根拠にも簡単に触れておくと、質問された側としては、回答が断然楽になります。
仮説が正しければ、「その通り」で終わりますし、間違っていても、前提の間違っている点や、考慮の不足している点を指摘するだけで済みます。
その他、メールの書き方でも出ましたが、簡潔であることも大切です。
メールとは違い、言葉は流れていきますので、メール以上に簡潔にズバリと聞きたいことだけを聞くようにしないと、コミュニケーションが成立しなくなります。
では、質問の際の気をつける点をまとめます。
- ググってわかることは質問しない
- 仮説を立てて質問する
- 仮説の前提を共有する
- 簡潔な言葉で質問する
さて、本日は以上となります。
本日はコミュニケーションについてご紹介してきましたが、突き詰めてしまえば、コミュニケーションは相手の時間をもらっている行為であることをしっかり意識し、簡潔に、コミュニケーションの目的を達成させることさえちゃんと根幹に置いておけば失敗することはほとんどないはずです。
今回のエントリーを参考にして、コミュニケーション最強を目指してください！
では、また次回お逢いしましょう。
最後に、コミュニケーションにはさまざまな引き出しがあると超有利です。
私が引き出しを増やすために使っているツールとサービスをご紹介しますので、よかったらマネしてみてください！
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