こんにちはmonoconです。
仕事をしている中で、内容についてちゃんと合意したはずなのに、いつのまにかその合意が形骸化してしまうことってないですか？
私はかつてそれで苦しんだことがあります。
自社と他社、2社の人間が同じ一つの仕事に取り組む時に、お互いの役割をしっかり書面にして握りあったのに、蓋を開けてみたら他社の人間が全然責任を持たないし、何より働かない。
これはいかんと、関係者を集め、再度業務分担について合意した書面をもとに確認したところ、なんと、屁理屈をこねてくるのです。
「同じ立場で同じ仕事をする」という記載があるのに、なぜ仕事をしないのかと聞いたら「同じ立場だけど、我々はサポート役だから、仕事に責任は持たないし、同じ仕事をサポート役としてやるだけ」
と回答があり、空いた口が塞がらなくなりました。
この会社の人たちは無邪気に、書面に明記していないことは如何様にも自分たちに都合よく解釈してくるので、これは全てを文章に起こすべきと、誤解が起こり得ない書き方をして、複数回にわたる交渉の末、ようやく最初の想定通りに仕事がスタートしたのです。
この間、仕事は遅れるし、私は疲弊するしで本当に良いことなしでした。。
ということで、他社と協働する場合に、気をつけるべきことについて、本日はご紹介したいと思います。
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- チームリーダー
- 組織のマネージャー
当エントリーを読むべき理由
- 筆者の経験をもとに間違いのない合意形成についてご紹介している
他社との協働
大きな案件を手がける時や、とある業務の移管を受ける時など、自社のみならず、他社との協働が発生するケースは度々発生すると思います。
しかし、その役割分担については大枠での合意で契約がなされることも少なくなく、詳細は追って詰めるということになります。
この詰める作業が最終的な合意形成になりますので、気合を入れていきましょう！
では、合意形成において重要なことをご紹介します。
契約書をしっかり理解する
詳細を詰める際に、契約時に合意した内容から逸脱することを主張してくる人たちがいます。
そうなると、こちらも応戦しないといけないですが、その時の武器になるのが契約書です。
契約書でどのようなことが合意に至っているのかを再度読み直しましょう。
契約書に明記がなくとも、それ以前にやりとりしたメールや会議の議事録も有効です。
どのような大枠合意がなされているのかをちゃんと理解して、理論武装をするようにしましょう。
詳細は書面で握る
合意事項は誰でもわかるような書き方で、詳細に明記する必要があるのですが、冒頭でご紹介したように、書いていないことは自由に解釈してくる人たちがいることも事実です。
なので、認識齟齬が起こり得ないような書き方をする必要があります。
どの業務を、誰が、どのように実施して、完了の責任を持つのか、勤務場所はどこで、終了条件は何か、などなど、業務に関する項目を全て洗い出して、拡大解釈できないようにきっちり定めていくことが重要です。
また、業務移管を受ける場合、何をもって引き継ぎ完了とみなすかや、うまく移管が進まない場合の責任の所在についても明記すると良いでしょう。
中には一度教えたからあとはそちらの問題です。と言うような態度をとってくる会社もあるので、要注意です。
教わる側の問題もあると思いますが、教える側の問題も同時にあるのだと言うことを分かってもらわないといけません。
管理者だけでなく作業者とも認識を合わせる
ようやく管理者と合意形成できても、作業者に伝わっていないケースがあったりします。
相手の管理者が必ずしも有能とは限らないですからね。
なので、儀式的なものでも良いので、仕事が始まる前に関係者全員を一堂に介して合意内容を確認する会を設定しましょう。
説明の上、質疑応答を受け付け、総員の認識齟齬がないようにしましょう。
そうすれば、もし合意内容に違反するものがあれば、この合意内容をもとに諭すこともできます。
さて、まとめます。
大切なのは契約書の合意内容に従い、詳細な役割分担を書面で握り、それを全員で理解すると言うことです。
もちろん最初の契約における大枠がずれまくっていたら話にならないので、これはきちんとしている前提です。
契約書がどうしょうもない場合は、場合によっては契約変更を考えないといけませんが、これはちょっと交渉のハードルが高くなります。
なので、その点はご注意ください。
ネゴシエーションは大変ですけどやりがいのある仕事です。
これが得意になれば、転職先も思いのまま、というか、独立してフリーランスとしてやっていけると思います。
いま交渉ごとで大変な思いをしている方も、是非頑張って交渉力を身につけて、あたらしい世界へ羽ばたいていってください！
では、また次回お逢いしましょう！
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