こんにちはmonoconです。
仕事をしている中で、意思疎通がうまくいかずに困った経験はないでしょうか。
組織で仕事をしている以上、コミュニケーションの持つ重要性は非常に高く、この疎通がうまくいかないことで仕事が滞ることは度々発生します。
もちろん、プライベートでも意思疎通は大切ですね。
家族や、恋人や、友人に対して、思っていることを正しく伝えることができないために起こる問題はたくさんあります。
問題の9割以上は誤解から生じるとも言われますし、意思伝達は非常に大切と言うことですね。
ということで、今日はコミュニケーションについてお話ししていきたいと思います。
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- コミュニケーションがうまくいかなくて悩んでいる人
- チームでの仕事がしっくりいかなくて悩んでいる人
当エントリーを読むべき理由
- チーム編成を得意とする筆者がチームをうまく回すためのコミュニケーションの仕組みについてご紹介している
コミュニケーションがうまくいかない理由
コミュニケーションがうまくいかない場合、組織のあり方の問題と個人レベルでの問題との2つの観点で見ないといけません。
コミュニケーションが上手くいかない原因としては以下3点が原因となりますが、組織レベルの原因は①、個人レベルの問題は②③が該当します。
- ①ルールが定まっていない
- ②コミュニケーションが一方通行
- ③相手の立場を無視したコミュニケーション
①ルールが定まっていない
組織としてどの様なコミュニケーションをとるかを定めていない場合、情報が渋滞します。
問題が発生しても、誰に言えば良いかわからず、結局組織のトップの耳に入らないということはよくあります。
逆に細かすぎて、マネージャーが把握しなくて良いレベルの情報が上がりすぎてしまうと言う問題を引き起こすこともあります。
どういった粒度の情報を誰に連携するかというルール決めは組織内での情報共有上、非常に大切です。
②コミュニケーションが一方通行
聴く耳を持たない人がいるとこの問題が発生します。
聴く耳を持たない人は、発信者でしかなくなりますが、コミュニケーションとは相互理解を深めたり、幅広く情報を集める作業でもありますから、発信者が固定され、特定の発信者が言いたいことだけを言い続けるような関係性が出来上がってしまうと、相互理解が得られず、情報が偏ってしまいます。
聴く耳がない人に限って、問題が発生したときに「なんで言わないんだ」って怒るんですよね。
わかります。聞いてくれなかったんじゃん！って何度も思ったことあります。
聴く耳がない人にものを伝えるのはとても大変ですよね。
③相手の立場を無視したコミュニケーション
一生懸命しゃべってはいるけど、何を言っているのか全然わからない。 と言う人、本当に多いですね。
こういう人は、自分の話の前提知識や、価値観を相手も共有している前提で話しているのだと思いますが、基本的に他人ですので、まず共有できていないと考えないといけませんね。
また、思いつきでどんどん新しい話を展開していくパターンも多いと思いますが、聞いている方は疲れますよね。
子供の玩具箱みたいになんの整理もされておらず、とりあえず一つの箱に詰め込みました！みたいな話法 ですよね。
上記3点、少しでも当てはまるところがあれば、コミュニケーションが破綻している可能性が非常に高いです。
「え？なんでこんなことわかってないの？」とか、「え？全然知らないけど、その話！」といったシチュエーション多くないですか？
もし心当たりがあれば、あなたのコミュニケーションの問題の可能性が高いです。改善していきましょう！
コミュニケーションで気をつけること
では、原因を踏まえて、コミュニケーションで気をつけるべきことについてご紹介したいと思います。
コミュニケーションで気をつけるべきことは以下4点です。
なお、①は組織運営上気をつけるべき点、②③④は個人レベルで気をつける点です。
- ①コミュニケーションマネジメントシートを作成
- ②伝える際に5W1Hを意識
- ③会話の前提を共有
- ④できるだけ平易な言い回しを意識
①コミュニケーションマネジメントシートを作成
組織でのコミュニケーションルールを定めましょう。
どういう状況の時、誰が、誰に、どのように、報告するor承認を得るのか、明確にして交通整理をしておく必要があります。
このコミュニケーションマネジメントについては以前のエントリーでもご紹介しているので、ご興味があれば、ぜひ確認してみてください。
②伝える際に5W1Hを意識
ストーリーとして伝えることを心がけましょう。
いつ( when)、どこで(where)、誰が(who)、誰に(何に)(whom) 、何を(what)、どのように(how)したのか。
また、その背景(why)として何があったのか、聞き手が頭で情景を思い浮かべながら聴くことができるよう、工夫して会話するようにしましょう。
③会話の前提を共有
会話の際、何かのテーマについてお話しすると思いますが、そのテーマが何かをまず共有しましょう。
「これは〇〇についての話ですよ。」
と言うだけで、聞き手の頭の中には整理用の引き出しができます。
あとは、整然とそのテーマに沿ってお話をしていくだけです。
もし、途中で異なるテーマを挟むと、聞き手が混乱しますので、その時はまた
「少し話がそれますが、〇〇の話をさせてください。」
などと前おきするだけで聞き手の理解度がグッと上がります。
また、その話を聞く上で、知っておくべき前提知識があれば、それについても共有しましょう。
例えば、とある問題が発生して、その原因調査状況を伝えたい場合、
「先日〇〇が□□し、その影響で△△の問題が発生しました。現在まだ原因について調査中ですが、現状判明していることをお知らせします。」
などの前提を話してくれると、その後の話がすんなり理解できるかと思います。
この前提がなく、いきなり調査状況を話し始められても、聞き手が前提知識を持っていない場合、何一つ理解できない可能性もあります。
④できるだけ平易な言い回しを意識
独自の言い回しや専門用語を多用して会話すると、かっこよく見えたりしますが、いや、 実際カッコ良いのですが、聞き手は「かっこいいなー」と言う印象だけが残り、話の内容は頭に残りません。
コミュニケーションの目的は、相手にとある物事を伝えることであり、かっこよさをアピールすることではありません。
目的を履き違えず、誰でも(子供でも)理解できるくらい噛み砕き、シンプルな文法、平易な言葉で伝えるようにしましょう。
逆にわかりやすく話している人はすごく頭が良く見えて、かっこいいですよね！
さて、いかがだったでしょうか。
コミュニケーション力は場数を踏んでつけるしかないですが、少しの意識で成長速度は大きく変わってきます。
実際の会話も大切ですし、語彙や言い回しのインプットも非常に重要です。
語彙や、言い回しは本を読むのが一番です。
私も本を毎日読んで、コミュニケーション力強化の礎にしています。
以下に私が愛用している、 忙しい中でもインプットが捗るツール をご紹介しますので、もしよかったら真似してみてください。
ではまた次回、お逢いしましょう！！
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