こんにちはmonoconです。
人にものを伝えるのは難しいですよね。
自分の理解と同じ理解を人にさせようと思うと、かなりしっかり説明しないといけないです。
しかし、それでも100%同じ理解に至ることはできません。
なぜならば報告する人とされる人はバックグラウンドも持っている知識も知りたい情報も異なるからです。
まずはこのことを知らないと、人にものを伝えると言うことが絶望的に下手くそなままとなってしまうこと、覚えておきましょう。
ということで、本日は人にものを上手に伝える方法についてご紹介します。
高年収の人は絶対と言って良いほど、伝え方がうまいですよね。
間違いないですね。
あやかっていきましょう！
今回のポイント！
このエントリーを読んで欲しい人
- 人にものを伝えるのが苦手な人
- 人にものを伝える能力をより伸ばしたい人
このエントリーを読むべき理由
- 筆者はチームビルディングやチーム運営を専門とするコンサルタントである
- 筆者もこの方法を使い、意思疎通を円滑にし、評価されてきた実績がある
評価される伝え方を学ぶ
結論から話す
これはみなさんもどこかで聞いたことがあるかもしれません。
本当によく言われることです。
しかし、これができている人を私はほとんど知らないです。
特にバッド情報を上げるとき、絶対と言って良いほど、細々した状況説明から始まります。
もちろん、その悪い状況に陥った言い訳をしたいのだろうとは容易に想像がつきます。
人情というものですね。気持ちはわかります。
しかし、プロジェクトマネージャーや上司はそのような言い訳を聞きたいのではなく、現状と、見通しを知りたいだけなのです。
言い訳の優先順位はずっと下です。
過ぎてしまったことは仕方ないですからね。
はい、報告時点ではその先どうしていくか、にしか興味がないんですね。
もちろん、その問題の原因を探って、再発させないことは大切なので、報告者はきっちり状況分析の上、今後の見通しと合わせて建設的な再発防止策も提示すると良いですね。
中には細かい状況だけを述べて、結論に言及しない人もいます。
つい、言い訳や、細々した状況説明から話に入ってしまい、結論までたどり着かないという方は要注意です！
PREP法を使おう
さて、本日のタイトルにもしているPREP法ですが、これは
Point(結論)
Reason(理由)
Example(例)
Point(結論)
の頭文字を取ったフレームワークで、この流れに沿って伝えると、わかりやすいだけではなく、説得力のある文章を書けるようになります。
結論をすっ飛ばすことも避けられますね！
そうですね笑
一つ例を挙げてみましょう。例えば、ダイエットについて話す時、
Point
結局のところ、食事の制限と、適度な運動の両方が重要です。
Reason
なぜならば、摂取カロリーが、1日の消費カロリーを下回ることでしか体重は落ちないからですが、基礎代謝を下回る食事量はかなり少なく、継続するのが困難だからです。
また、基礎代謝を下回るカロリー摂取を続けると、免疫力が下がり、病気になるリスクも高まるのです。
Example
たとえば、基礎代謝だけだと男性で1500キロカロリー程度ですが、もし1ヶ月で3キロの脂肪を落としたい場合、21,600キロカロリーの消費が必要となります。
これを30日で割ると1日あたり720キロカロリーとなるので、1日の食事量を800キロカロリー程度に抑えないといけなくなります。
1日3回食事を取る場合、一食あたり270キロカロリー以下に抑えなくてはならず、これでは一食あたり、おにぎり一個半程度となりますが、到底成人男性が耐えられる食事制限ではありません。
Point
そのため、運動の代謝による消費カロリーの増加が必要となります。
1日の消費カロリー（運動の代謝＋基礎代謝による消費カロリー）を上げることで、それを下回る熱量の食事制限も現実的となり、体重の減少のみならず、体型維持にも有効といえます。
といった具合です。
更に、これに追加して、必要なデータなども準備しておくと話の内容の説得力が更に上がります。
この場合、「何キロカロリー分の運動が必要か」や「その運動は具体的にはどのようなものか」などがあると良いでしょうか。
聞き手の立場に立ってみる
最も重要なことですが、相手の立場に立って伝える内容を整えることは非常に重要です。
- 相手が何を仕事としている人なのか？
- どういう情報があれば正しく判断できるか？
- どの粒度までの情報を出せばよいか？
などをしっかり考えましょう。
極端に言えば、社長に細かいシステムの仕様を伝えても仕方ないですよね。
そのシステムによってどのような価値を顧客に提供できるか、ターゲットは誰で、どの程度売れたらどの程度の利益となるか、といった経営上の情報の方が知りたいはずです。
時々技術畑出身の社長などが細かい話を聞きたがることもありますけど笑
ここがずれてしまうと、どんなに報告の体裁を整えても無駄に終わってしまうので、しっかり考えるようにしましょう！
さて、いかがでしたでしょうか。
伝え方一つで、評価も一変しますし、何より仕事がとても楽になります。
ぜひ今回のエントリーを参考に、みなさんのビジネスライフを円滑にしていってください。
また、これも意外と重要ですが、正しい言葉遣いや表現力も伝えるためにはを重要です。
PREP法で構成だけちゃんとしていても、日本語が崩壊していたら意味が無いですからね。。
これら言語能力を高めるためには、読書がおすすめです。
構成プラス表現力でますます伝える力は強くなります。
忙しくて読書の時間がなかなか取りづらいかと思いますが、今は隙間時間で本を読めるツールやサービスが充実しています。
Prime会員なら無料で3ヶ月使用できるAmazonのAudibleは超お勧めです。
興味があれば利用してみることをお勧めします。
では、また次回お逢いしましょう。
【頭が良くなりたい人必見】頭の悪い人の特徴とは？あなたは大丈夫？仮説主義でエリート脳を鍛えよう！
仕事が遅い人必見!仕事のスピードを上げる方法をご紹介！！
成果物が評価されない人は要チェック！オーダー通りの成果物を作って評価をあげよう。