こんにちはmonoconです。
管理者の皆さん、チームのミスで悩んでませんか?
ちゃんと管理しているのにミスが多発する。
やるべきことはちゃんと教えたのに、気をつけることは伝えているのに、なぜかミスが出てくる。。
これは時代がどんなに変わっても、きっとずっと付き纏ってくる普遍的な悩みだと思います。
しかし、チームの仕組み次第では、相当数ミスは減らせることも間違いない事実 です。
「そんなことは不可能だ」ともし思われるならば、それは仕組みづくりがうまくいっていない可能性が高いです。
ということで実際、私が100名のチームを運営してきた経験から生み出した、ミスの出ないチーム作りについて本日はご紹介したく思います。
今回のポイント！
チームのミスが多発するわけ
かくいう私も、チームのリーダーに任命されたばかりの頃は、どう運営して良いかもよくわからず、チームのメンバーからの立て続けにやってくるミスの報告に頭を悩ませたものです。
どうしてそんなにミスが発生するんだろう。。
私自身がプレイヤーとして業務をこなしていた時にも、ミスは時々ありましたが、それとは比較にならないほど、ミスが多い。。なぜなのか。
もちろん個人的能力の問題もあります。
しかし、私自身、それほど抜け目ないプレイヤーではありませんでしたし、なんなら、「うっかりボーイ」を自認するほどです。
おっさんですけどね。
なので、それほどミスの量に差が出るということは、純粋な業務遂行能力のレベル差というよりは、他に問題があるのでは、と思うに至ったのです。
よくよく思い返してみると、私はプレイヤー時代には自分の得意なことしかやってきませんでした。
「もしかしたらチームのメンバーにあまり得意でないジャンルの仕事を割り振っているからかもしれない。」
と、向き不向きの問題が大きいと気づいたのです。
そこで、少し確認をしてみたところ、もともと、私が引き継いだチームは何年も前から同じ業務を同じやり方で対応してきていたことがわかりました。
時代も、人も変わっているのにもかかわらず、昔のメンバーがそのメンバー構成で、フィットさせるために設定した方法をスキルも性格もクライアントも違う今のメンバーが同じようにやったって、それは歪みが出て当然です。
チームのミスは生まれるべくして生まれていたのです。
仕組みを見直そう
そこで、私は仕組みを見直し始めました。
組織のミッションは何か、それを今のリソースで達成するためにはどうしたら良いか。
既存のやり方はどうしてそのやり方になったのか。
当時の私は、しっかり時間をかけて検証しました。
結果として、さまざまな角度から現状を分析し、仕組みを見直すことで、ミスを減らそうという取り組みは大成功し、仕組みを変更する前と後ではミスは10分の1にまで減ったのです。
その後、数年を経て、100名のメンバーを取り仕切るマネージャーの役割を担うことになったのですが、これは少し骨が折れました。
それまでは10名〜20名程度のチームリーダーでしたので、メンバーの特性を把握するのにもそれほど大変さを必要としませんでしたが、 100名は文字通り、桁が違います。
新たな仕組みづくりをする必要性に迫られました。
従来通り、私が全メンバーを管理すると、おそらく私がボトルネックになり、組織が正しく回らなくなるでしょう。
人が管理できる人数には限りがありますので、全てを管理することは不可能であると割り切りました。
チームを細分化して小リーダーを複数人置くことにし、それぞれ小リーダーたちにその配下のメンバーの管理を委ねたのです。
私自身は、小リーダーとその配下の小チームの進捗や、問題の解決にだけ関与するようにしました。
結果、私も小リーダーたちもボトルネックになることなく、誰一人、心を病むこともなく、想定通りの利益率も守り、スケジュールを少し前だおして無事にプロジェクトは完了したのです。
これらは全てミスの少ない組織運営を考えた結果だと思います。
ミスが多発していたら、時間も費用ももっとかかっていたでしょうね。
もし私が、仕組みを変更していなかったら、きっとプロジェクトは失敗に終わっていたことでしょう。
ミスの起きない仕組みづくり
ではどうしたらミスの起きない仕組みづくりができるでしょう。
仕組みは組織や業務によって変わりますし、「これがどんな組織にもマッチする、完璧で間違いない仕組み」というものは存在しません。
100の組織があればれぞれの組織に最適な100通りの仕組みがあるはずです。
つまり組織の責任者であるマネージャーが、自らが主管する組織にベストな仕組みを作り上げていく必要があるのです。
しかも、メンバーの入れ替えや、状況の変化が生じるたびに仕組みを見直し、その時その時に完全にマッチした仕組みを作らねばなりません。
マネージャーには洞察力がいるんですね。
その通りですね。常に俯瞰してチーム全体を見て、歯車がうまく回っていないところを見つけては、そこに油を差していく役割です。
なるほど、実際にはどういうステップで仕組みを作れば良いでしょうか。
そうですね、以下3点を徹底することができれば、ミスのないチームづくりに繋がるかと思います。
- ①チームの特性を知る
- ②自律的に回る仕組みを考える
- ③ 要所だけしめる
①チームの特性を知る
まずは自分のチームの特性を知りましょう。
どういうリソースで構成されており、どういうミッションを持っているのか。
特に重要なのは、メンバーの特性を知ることです。
何に強みがあり、何が苦手で、どういう性格なのかを正しく把握するようにしましょう。
ミッションを達成するために、今いるメンバーにどのようなタスクを割り振り、どのように運営していけばよいのかを知る手がかりになります。
②自律的に回る仕組みを考える
次に、もしマネージャーが不在でも組織が適切に回るような仕組みとするように心がけましょう。
マネージャーがいないと回らない場合、マネージャーがボトルネックになっているということ です。
もし、マネージャーが風邪をひいたら組織そのものが完全停止してしまいますし、マネージャーがいたとしてもキャパを超えていたら、すでに100％稼働していないことにもなります。
なので、マネージャーが関与する場所を最小限とし、組織のミッションを適切にメンバーに理解させ、各自である程度判断して前進することができるようにしましょう。
この辺りのルール作りなどは、以前のエントリーでもご紹介していますので、よかったら見てみてください。
参考»物事がうまくいかないのは計画の立て方が下手だから？全てがうまくいく計画の立て方とは
③ 要所だけしめる
マネージャーとして組織の責任を負っている以上、どうしても関与したくなる気持ちは否定できません。すごくわかります。
でも、関与しすぎると、②でもお話したように、自分自身がボトルネックとなり、組織の力が適切に発揮できなくなってしまいます。
例え、ルールで定めていたとしても、マネージャーがそれを適切に運用しない限り、チームメンバーも同様にルールを破り始めます。
結果、マネージャーに依存して、自分たちで判断することを放棄し、自律的なチームは崩壊する ことになります。
しかし、不安な気持ちや、確認したい気持ちは我慢することはありません。
最低限、「ここだけ押さえておけば大丈夫」というポイントを適切な周期で確認するようにしましょう。
要所だけ押さえておけば、そう大きく間違うことはありません。
さて、いかがでしたでしょうか。
仕組みづくりは頭を使う大変な作業ですがそれだけに楽しさも多いです。
マネージャーとしての腕が問われる部分でもありますので、楽しみながら挑戦していただければと思います。
一言アドバイスするならば「押してダメなら引いてみる」です。
また、いろいろな組織運営のケースについて引き出しを持っておくと役立ちます。
新たに生み出すものは、いろいろな先人たちの知恵を足して、足して、足して、割ったものだったりします。
その点、役立つ書籍は多いですから、どんどんインプットすることをお勧めします。
では、また次回、お逢いしましょう！
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