こんにちはmonoconです。
沢山のメンバーを抱えるマネージャー、リーダーの方の中には、なかなかうまく多くの人をマネージメント出来なくて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
2〜3名のチームを管理しているときは特に問題なかったのにメンバーの数が10人くらいになったら途端に破綻する、 というケースは私もよく目にしてきました。
そういう破綻を招く原因は、大体似通ったものです。
チーム運営の基本を疎かにしているため、とでも言いましょうか。
ということで、本日はチーム運営の基本と避けるべきマネジメント方法をご紹介します。
今回のポイント！
当エントリーを読んで欲しい人
- チームリーダー
- 組織のマネージャー
- これからマネジメントを学びたい方
当エントリーを読むべき理由
- 筆者はチームビルディングに関するコンサルタントである
- 机上の空論ではなく、筆者の実際の経験をもとにしたアドバイスである
失敗しないチーム・組織編成方法
さて、では早速、チーム・組織編成の基本についてご紹介します。
「基本」ではありますが、これを守っていればまず破綻することはない と思います。
意識すべき点は以下3点です。
- ①1人が管理できる人間は5人まで
- ②管理者は管理に徹するルール
- ③コミュニケーションを仕組み化
①1人が管理できる人間は5人まで
人が管理できる範囲には限りがあります。
経営層の中にも勘違いして、一人で100の社員を「直接」マネージメントできていると思っている人がいますが、これは大間違いです。
たしかに1人で100人のマネジメントは可能ですし、私もその経験はあります。
ただ、直接のマネジメントではなく、間に幾層かにサブマネージャーやリーダーを配置して、間接的なマネージメントをするならば、という前提がつきます。
マネージャーとメンバーの間に立つリーダー達が自らのチームのマネジメントをし、マネージャーや、サブマネージャーは、各リーダーのマネージメントをサポートする役割となります。
なお、一人がマネージできる人数は5人がマックス です。
さまざまに実験しましたが、どんなに優秀な人でも、6人、7人のマネジメントをさせると急に破綻します。
そうなんですね。。
具体的にはどのような状態になるのでしょうか。
進捗が把握できず、適切に作業指示もできず、残業が激増するのです。
ですので、チームは5人プラスチームリーダーの6人1チーム体制にするのがベストです。
それ以下の人数である分には特に問題はありませんが、少しチームリーダーの工数が余ることになると思いますので、その工数をどう使うか別途検討が必要です。
マネジメントってちゃんとやるといくらでも時間使えるので、個人的には少しくらい空いていても良いと思いますけどね。
この時、ついプレイングマネージャーにして、自チームの作業を受け持ってしまいがちなのですが、それは避けた方が良いというのが私の考えです。
その理由については次項で説明します。
②管理者は管理に徹するルール
管理者は原則的に管理のみに従事すべきです。なぜならば、作業を持ってしまうと、いつしかその作業で忙殺されて管理が疎かになるからです。
「ほんの少しだけ」、と受け持った業務がいつのまにか膨れ上がり、身動きが取れなくなるのはよくあることです。
管理が疎かになると、チームの状況が正しく把握できなくなり、余計な仕事を背負い込んだり、どこに向かっているかがよくわからなくなる などして、チームのミッションを適切に果たすことができなくなります。
業務に熱中すると視座が下がり、俯瞰して物事を見えなくなるので、正しいゴールや道筋が見えなくなるということです。
前項にて、「チームリーダーの空いた工数をチームの作業に充てることを避けるべき」と述べましたが、こういう理由です。
経験上、「どうにもチームリーダーの工数が余って仕方ない」という状態はあまりないかと思います。
その状態の時はリーダーのマネジメントにかけるパワーが低い可能性もあります。
今後発生しうるリスクの考慮が甘かったり、現状の把握がいい加減であるなど、管理が適切に行われているか、一度確認しましょう。
もしそれで問題ないようであれば、チームマネジメントが完璧に行われ、単純に順調に仕事が進んでいるのかもしれません。
それは望ましい状態ですね。
はい、ただ状況は常にコロコロ変わるものなので、今日平和だからこの先も平和だとはかぎらないです。
常にアンテナを張り、より良いマネジメント方法はないかと考え続けることが大切です。
③コミュニケーションを仕組み化
人数が増えれば増えるほど、管理は行き届かなくなります。
どういうシチュエーションで、誰から誰にコミュニケーションを取るといったルールは、口頭で伝えるだけでは確実に無視されます。
無視というか、忘れ去られる感じですね。
大体マネージャーにコミュニケーションが集中して収集がつかなくなります。100名のメンバーがいて、その悩みや問題がマネージャーに集中したらそれは処理できませんよね！
なので、チーム内の問題はチーム内で基本的に解決し、組織の運営上の問題が出る場合のみ相談を受けるようにしましょう。
それ以外は報告を受けるだけで十分です。
話が若干それましたが、無視されないルールであるために、コミュニケーションのルールは明文化 しましょう。
コミュニケーションマネジメントシートを作成して、いつ、誰が、誰にどのように、報告/承認するというルールをきっちり定めましょう。
参考≫物事がうまくいかないのは計画の立て方が下手だから？全てがうまくいく計画の立て方とは
組織編成後の注意点
さて、最後に注意点ですが、チームのマネジメントで大切なことは、パワーや恐怖で支配しないということ です。
当たり前のことではありますが、圧力をかけることで、正しい情報が上がって来なくなりますし、メンバーが萎縮し、自分で考えて動けなくなります。
チームにはミッションを与え、そこに向けて自律的に動いてもらうことが肝要となります。
参考≫【ボトルネック防止】マネージャーは手を動かすな!？自律的に動くチームのルール作りをご紹介！
さて、いかがでしたでしょうか。
意外とチームの適正人数などに言及されることがないので、私の経験が皆さんのお役に立てればうれしいです。
また、マネジメントを担うの皆さんには積極的なインプットも推奨しています。
皆さんお忙しく時間もなかなか取れないと思いますが、そんな中でもインプットが捗るツールやサービスが沢山ありますので、興味があれば使ってみるのも良いかと思います。
では、また次回お逢いしましょう！
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