こんにちはmonoconです。
物事を確実に遂行するためにはよく練られた計画が必要ですよね。
しかし、プロジェクの振り返りでは、意外と計画はおざなりにしたり、リスクを見て見ぬふりしてしまってたという反省を耳にします。
いざプロジェクトが始まると全然計画通りに進まず、赤字を垂れ流してしまった経験のある方も多いのではないでしょうか。
ということで、本日は物事を成し遂げるための計画の立て方についてご紹介します。
今回のポイント！
当エントリーを読むべき人
- 組織のマネージャー
- チームのリーダー
- 絶対にプロジェクトを成功させたい人
当エントリーを読むべき理由
- 筆者は長年プロジェクトマネージャーとしてプロジェクト運営に携わってきた経験がある
- 机上の空論ではなく、筆者の生きた経験をご紹介している
物事を成功させるために重要なこと
唐突ですが、プロジェクトとは何か、を説明できますか？
いざ言葉にしようとすると難しいですね。
実際定義は広いので一言で言い表すのは難しいですが、ここでは「とある目的をある期間内に完了させる一度きりの活動」と定義します。
さて、プロジェクトを進めるにあたり非常に大切な要素があるのですが、何かわかりますか？
う〜ん、なんだろう。。
僕、料理好きなんですけど、料理では下拵えが重要ですよね。
お、鋭いですね、そうです。計画が大事なんです！
第一線で活躍するビジネスパーソンのみなさんは、計画8割と言う言葉を耳にしたことがあるかと思います。
意味は言葉の通り、プロジェクト実行の際、計画さえできれば8割方完了ということですが、つまりは計画の良し悪しがその成否を握るということです。
どんなに良いメンバーが揃っていても計画に疎漏があると失敗に終わる可能性が極めて高くなるのです。
良い計画とはどのようなものだろう
では、良い計画とは何か、今日は計画立案について述べたいと思います。
計画立案で考慮すべきこと
ここではまず、計画を立案する上で、意識すべきことを6点紹介します。
この6点が適切に抑えられていれば、まず計画倒れになることはないでしょう。
まずは、プロジェクトの種がまかれたと仮定します。
それは、「クライアントからの見積もり依頼」かもしれませんし、「旅行の幹事の依頼」かもしれません。
なるほど、何かをやろう、というきっかげが計画の起点になるんですね。
そうですね。
この時点でまず以下の1と2(場合によっては3や4)まで計画を立てましょう。
その後、実行することが決定したら後続の計画を策定していきます。
- 1.現状分析
- 2.目的目標設定
- 3.最短道筋模索
- 4.コンテプラン
- 5.リソース配置
- 6.プロジェクト進捗管理ツール準備
この6点を網羅的に記載できる、プロジェクト計画書を作成しましょう。
スケジュールなどの書ききれない部分は別紙としても良いですし、フォーマットは自由ですが、抜け漏れなく記載できるようにしましょう。
1. 現状分析
まずは現在の状態を把握しましょう。
現在の状態はスタート地点、になります。言わば、計画の基礎・土台です。
スタート地点の認識を誤ると計画の全てが崩れかねませんので、特に慎重に見定めましょう。
外してはならない観点を3点紹介します。
①現在のリソースの確認
・使えるリソース量はどの程度か
どのくらいのボリュームの作業なら受けられるか？を確認します。
人的リソースだけではなく、道具や、作業スペースについても確認しましょう。
・使えるリソースの技術レベルはどの程度か
どういうスキルセットを要する作業が受けられるか？を確認します。
②ステークホルダの状態
・協力的か否か
スピード感やリスクの捕捉に影響します。しっかり見極めましょう。
・急いでいるのか？そうでないのか？
プロジェクト期間の設定に影響が出るので、しっかり確認しておきましょう
③外部の協力者の状況
・外部の協力者が存在するか否か
そもそも協力者がいなければ話になりません。
協力者の有無を確認しましょう。
これまでに関係を築いてきた相手でも良いですし、新規に依頼する相手でも良いです。
いるのか、いないのか、の確認をまずはしておきましょう。
・手助けしてくれそうか否か
協力者が存在しても、その協力者にリソース的余裕がなければ手助けしてもらえないでしょう。
もしくは手助けの条件(主に金銭や場所的な条件)が合致しないかもしれません。
本当にアテになるのかどうか、裏どりをしましょう。
・手助けしてくれそうな協力者のスキルセットはどうか
現実的に、手助け可能だと分かっても、スキルセットがあっているかどうかは別問題です。
求めるスキルセットとマッチしているか、
しっかり確認しておきましょう。
・協力者は信頼できる相手か
ここまで全ての条件をクリアしてきても、過去に問題を起こしていたり、特に問題にはなっていなくとも、態度や反応に違和感を感じたら、少し立ち止まって考えましょう。
本当に信頼できますか？？
他の協力者の候補の方が良いのでは？？
あるいは自力で対処する方法を考えるか。。
もちろん特に違和感なくとも、契約にてリスクヘッジの条項をしっかり盛り込むなど、問題発生時の対策は十分に講じておきましょう。
2. 目的/目標設定
目的/目標はプロジェクトのゴールですから、スタートと並んで非常に大切です。
目的と目標は明確に異なるものなので、しっかり区別してくださいね。
＜目的＞
プロジェクトを通じて達成したい事柄、到達点となり、抽象的で、大きな視野でのゴールを意味します。
＜目標＞
目的を達成するために設ける指標であり、具体的数値で表される、明確な道標です。
では、具体的にどのような観点で目的/目標を設定すれば良いのか、以下に紹介します。
①目的の設定
「そもそも論」に立ち返りましょう。
そもそも、何をするんでしたっけ？
そもそも、なんででしたっけ？
そして、それを通して、何を得たいのでしたっけ？
目的の根っこはこれだけです。
まずは「想い」を言語化してみましょう。
例えば、
「かかる不便があるから、それを解決するアプリケーションを作りたい。そしてそれを販売し、顧客の生活を豊かにしたい。同時に同ソフトウエアの国内No.1シェアを獲得したい」
とか
「大きな案件を乗り越えたから、社員旅行を企画し、成功させたい。一生懸命働いてくれた社員にほっと一息ついてもらいたい、それにより離職率を下げたい」
といった想いがプロジェクトのそもそものきっかけになるかと思います。
次に、プロジェクトのゴールとしての、より明確に意思表示する言葉にしましょう。
「〜したい」と言う希望から「〜する」と言う意思への転換です。
すると、上記1点目の希望は、
「不便を解決するソフトウエアを製造し、国内シェアNo.1を獲得する」
ことという意思に転換できますね。
2点目の希望は
「社員が本当に癒され、楽しめる旅行を企画、敢行し、離職率低減を達成する」
と言う意思に転換することができます。
この意思こそがプロジェクトの「目的」となります。
②目標の設定
さて、目的が定まったら、次は目標の設定です。
先ほど例に挙げた目的、ゴールに対する目標を設定する足掛かりは以下になります。
「何をもって不便を解決できたとする？シェアNo.1って、具体的に何％？」
「何をもって社員が癒やされ、楽しかったと評価する？離職率の目標は何％？」
目的から逆算する形で、評価軸を切り出し、客観的、定量的に目標値を設定します。
上記以外にも、「誰がやるのか、それによってどういう効果が期待できるか、また担当者はどういう成長があるか」や、「どこでやるのか、それによってどういう効果を得るのか」など、ストーリー仕立てで、もう少し細かく目標設定をしていきましょう。もちろん、客観的、定量的にです。
目標の設定の際に拠り所となるのは5W2Hです。
- Why(なぜ)
- When(いつ)
- Where(どこで)
- Who(誰が)
- What(何を)
- How(どのように)
- How much(どのくらい)
「なぜやるのか」を考慮していることで本質を捉えているかどうかが評価でき、
「誰が、なにを、いつまでに、どこで、どうやるのか？どの程度達成したら完了なのか？」が考慮されていることでストーリー立った、具体性のある目標設定ができているか、が評価できます。
③マスタースケジュール策定
ここまできたら、マスタスケジュールを策定しましょう。
最低限抑えるポイントは以下です。
- プロジェクトの開始日
- フェーズ(必要に応じてフェーズ分けしましょう)
- フェーズ毎のスタート日
- フェーズ毎の終了日
- 要員情報(誰がどの期間、どの対応するのかをざっくり記載)
- 内部作業者の対応範囲など
- 外部協力者の対応範囲など
- チェックポイント(中間目標地点を適宜定めましょう)
- プロジェクトの終了日
④設定したゴールと現状との付き合わせ
さて、ここらで一度プロジェクトをやるやらない、の判断をしておきたいですね。
設定したゴールに対し、現状のリソースで対応可能か否か？をしっかり評価しましょう。スタートも、ゴールも定量的に履かれていれば、対応可能かどうかが手に取るように分かるはずです。
3. 最短道筋模索
さて、ここまできたら、あとは合理化を図っていきましょう。
ゴールを達成するためのプランを最適化していきます。
観点は以下4点です。
- コストをできるだけ減らす
- 労力をできるだけ減らす
- リスクをできるだけ減らす
- プロジェクト期間をできるだけ短縮する
楽して、同じ結果を得るにはどうしたら良いか、を考えていきましょう。リスクヘッジにもなるのでとても大切なパートです。
4. コンテプラン
もしもの時のコンティンジェンシープランを考えておきましょう。
コンテプラン策定にはリスク一覧の準備が前提になります。
プロジェクトを進める上で考えられるリスクを想定し、それに対する打ち手を前もって考えておくのです。
もちろん現実的で、効果的である必要があることは言うまでもありません。
よくあるのは、「要員不足」のリスクに対し「外部協力者の力を借りる」というソリューションを設定したものの、外部協力者のアテがない、といった性格のものです。
第2プランだからとサボらずに、現実的に可能かどうかということをしっかり検討しましょう。
5. リソース配置
プロジェクトをどうやって遂行していくかほぼ固まってきました。あとは具体的なリソースの配置です。
どういう組織体系にするか、誰を管理者にするか、バイネームで決めていきます。
人の配置は気を使います。プロジェクトの成功確率を上げつつも、アサインされたメンバーの成長の後押しになるように、意識しましょう！
6. プロジェクト進捗管理ツール準備
さて、最後になりましたが、完璧な計画ができたら、あとはその計画通りに進めていくだけですが、その計画がちゃんと進んでいるかどうかをチェックしないとなりません。
人がやることですから、計画書の読合わせをスタート時点でやっていても、少しずつずれたり、全然違う方面に向かったりします。
「300万円位で売れる、赤い、2シーターのかっこいいスポーツカーを作る。」
という目的で進めていたプロジェクトが、ちゃんと管理していないと、3000万円クラスのスポーツカーを作っていた、なんてことにもなりかねません。
桁が一つ増えてますね笑
基本的に日本人は勤勉だから、放っておくと、コスト度外視のスーパーデラックスな仕様に変わっていたりします。
コストや、仕様、期間についてはちゃんと把握しつつ、計画に則って進めていくようにしたいですね。
状況自体は、メンバーとのコミュニケーションによって把握していくものですが、どうやってコミュニケーションを取るかをきちんと定義していないと、コミュニケーションロスが発生してしまいます。
これを解決するために「コミュニケーションマネジメントシート」の作成が必須となります。
コミュニケーションマネジメントシート
ざっくり作り方をご紹介します。2ステップなので、頑張って作りましょう！
①ケースの洗い出し
「定期進捗報告」
「仕様変更が発生した時」
「金額に変更が生じた時」
など考えうる限りのケースを洗い出します。
②ケース毎の対応決定
①で洗い出したケース毎に、
「いつ」
「誰が」
「誰に」
「どうやって」
「報告するor承認をとる」
のかを明記します。
これだけでコミュニケーションの機会を適切に設定できるので作らない手はないです。
ケースの洗い出しが肝なので、ここはパワーかけてください！
また、コミュニケーションマネジメントシート以外にも「進捗確認表」、「リスク一覧」、「原価管理シート」なども準備しておきましょう。
進捗確認表
どのタイミングまでに何が完了しているべきか明記、実態と見比べ進捗を確認するために使用。
このシートがあることで進捗が遅れている場合、速やかに対策を打つことができます。
リスク一覧
コンテプラン策定の際に作成したもの。リスクが顕在化する兆候が出ていないか、注意深く観察するために使用します。
このシートがあることで、リスクが現実のものとなった際には速やかにコンテプラン移れるようになります。
原価管理シート
コスト管理に使用。何をするまでにいくらの費用がかかるかを設定しておく。プロジェクトの進捗に合わせて、費用消費が予定通りか確認。
このシートがあることで、予算がオーバーしていないか、予算がオーバーした際にはどうやってリカバリーするかの打ち手がプロアクティブに打てるようになります。
さて、いかがだったでしょうか。計画はとても大切だし、計画を作るのはちょっとパワーがいるということがお分かりいただけたことと思います。
せっかく心血込めて作った計画ですから、しっかり実行に移したいですよね。
計画実行時に気をつけるべきことについてもまとめてありますので、合わせてご確認ください！
参考»計画倒れにならないために！計画実行時において気をつけるべきこと！
あなたの計画立案の一助になれば幸いです。
また、様々な引き出しがあるとプロジェクトをより安定して進めることができるようになります。
プロジェクト運営といっても結局は人対人なので、人に対する理解を始め、見識の広さがあることで、有利に物事を進めることができるようになります。
とはいえ、時間もなかなか取りづらいかとは思いますので隙間時間で本を読めるツールや、要約サービスなどをどんどん活用しましょう！
AmazonのAudibleは家事をしながらとか、散歩しながらインプットできるのでお勧めです。
プライム会員ならば、3ヶ月無料で試せるらしいです。(2021/6/2時点の情報)
読みたかった本をただで聴くチャンス！
では、また次回お逢いしましょう！
【前任者と違って良い！】リーダーに任命されたら。たった3点、リーダーがやることをご紹介！
【重要】生産性を高めたい中堅リーダーが、もう一つ上のレベルに行くために意識したいこと2点！